Registros de accidentes y enfermedades: plazos de conservación
La Sunafil recordó, a través de su intendente regional de Junín, Fidel Wilfredo Tito Vílchez, que los registros de accidentes de trabajo deben conservarse durante 10 años. El recordatorio se difundió el 12 de octubre de 2026 y se dirigió en particular a las empresas de transporte de carga y mercancías. Sin embargo, la regla corresponde a todos los empleadores que tienen la obligación de llevar los registros de seguridad y salud en el trabajo (SST). Estos documentos deben estar disponibles cuando se realice una inspección laboral.
Según lo informado, los registros de enfermedades ocupacionales deben mantenerse por 20 años, y los de capacitaciones por 5 años. El sustento es el artículo 35 del Decreto Supremo N° 005-2012-TR (Reglamento de la Ley 29783). Esa norma también indica que el empleador puede llevar estos archivos en medio físico o digital.
¿Qué significa para tu empresa?
Los registros no son un trámite administrativo: sirven para demostrar qué ocurrió ante un accidente y qué medidas se tomaron para que no se repita. Un inspector de la Sunafil puede presentarse en el centro de trabajo y preguntar qué se hizo tras un accidente. Si no puedes mostrar la documentación, tu empresa se expone a observaciones y a sanciones por incumplir obligaciones formales del Sistema de Gestión de SST.
Hay un detalle práctico: cuando la Inspección del Trabajo solicita información de periodos anteriores a los últimos 12 meses, se otorga al empleador un plazo razonable para presentarla. Eso no te exime de conservarla; significa que el archivo histórico debe poder ubicarse y recuperarse con orden.
El plazo de 20 años para enfermedades ocupacionales es especialmente relevante. Muchas patologías laborales, como la hipoacusia o las enfermedades respiratorias, se manifiestan tras años de exposición. Contar con el historial completo protege al trabajador y también a la empresa en caso de reclamos futuros.
Además, la Sunafil indicó que durante la fiscalización también se verifica el mantenimiento de los vehículos y la ergonomía, para controlar los riesgos de la actividad. Los registros y los controles operativos se revisan en conjunto.
Recomendaciones
- Elabora una matriz de conservación documental con los plazos: accidentes de trabajo, 10 años; enfermedades ocupacionales, 20 años; capacitaciones, 5 años.
- Digitaliza los registros con copias de respaldo y control de acceso. El reglamento admite el formato físico o digital.
- Vincula cada accidente con sus acciones correctivas: investigación, causas, medidas y seguimiento. Es lo primero que un inspector puede preguntar.
- Designa un responsable (SST o administración) que actualice los registros y los presente rápidamente ante una inspección.
- Conserva el historial ante cambios de personal, sedes o proveedores, de modo que no se pierda información entre áreas.
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Para ordenar tu documentación y entender las obligaciones del empleador, te recomendamos el curso D.S. 005-2012-TR y D.S. 006-2013-TR (Reglamento SST). Si quieres fortalecer el análisis posterior a un evento, revisa también el curso de Investigación de accidentes laborales.
Fuente: El Peruano, Accidentes laborales: empresas deben guardar los registros por 10 años y las enfermedades ocupacionales por 20.
